Přihlášení


Zásady ochrany fyzických osob

v souvislosti se správou a zpracováním jejich osobních údajů

 

Zpracovatel osobních údajů:

Vilém Papica, IČ: 88128946

místem podnikání: Kmochova 988, 779 00 Olomouc – Nová Ulice

(dále jen „zpracovatel“)

 

I.

Preambule

V souladu s Nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“), v jejímž důsledku byly změněn zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých údajů, v platném znění, vydává zpracovatel tyto zásady při zpracování osobních údajů v rámci jeho činnosti.

Smyslem a účelem těchto zásad je zajistit transparentnost při nakládání a zpracovávání osobních údajů, kterou ukládá podnikatelským subjektům GDPR, a to zejména ve vztahu ke svým zákazníkům.

 

II.

Vymezení základních pojmů

Osobní údaj

Osobním údajem se rozumí jakákoli informace sloužící k identifikaci fyzické osoby, na jehož základě lze konkrétní fyzickou osobu přímo ztotožnit pomocí odkazu na určitý identifikační znak, jakým je jméno, příjmení, rodné číslo, adresa, e-mailová adresa, adresa trvalého bydliště, doručovací adresa, věk, pohlaví, telefonní číslo (soukromé i pracovní), IP adresa, či jiný zvláštní prvek identity. 

Subjekt osobních údajů

Jedná se o kteroukoli fyzickou osobu, k níž se osobní údaj vztahuje a s nímž zpracovatel dále nakládá. Takovou fyzickou osobou může být i zaměstnanec, popř. pověřená nebo kontaktní osoba právnické osoby.

Zpracování osobních údajů

Zpracováním se rozumí souhrn veškerých operací a automatizovaných postupů, na jehož základě zpracovatel pracuje s osobními údaji subjektů, a to výlučně v rámci předmětu činnosti. Zpracování osobních údajů spočívá zejména jejich získání, uložení, zaznamenání, uveřejnění, jakož i jiné nakládání s nimi.

Citlivým údajem

Citlivým údajem se rozumí údaj biometrické povahy, údaj vypovídající o rasovém národnostním nebo etnickém původu, sexuálním životě, filozofickém přesvědčení, genetický údaj či jiný údaj který takto umožňuje přímou identifikaci subjektu. V rámci webové aplikace nejsou zpracovávány žádné citlivé údaje.

Pověřenec

Pověřencem je osoba, jejímž úkolem je monitorovat proces zpracování osobních údajů v rámci činnosti činit účinná opatření k ochraně osobních údajů ve smyslu nařízení 2016/679. Pozici pověřence vykonává, s ohledem na druh provozované činnosti zpracovatel osobně, eventuálně je zpracovatel oprávněn pověřit spolupracující osobu, jejíž kontaktní údaje jsou uveřejněny na webových stránkách.

 

III.

Předmět činnosti

Webová aplikace

Předmětem činnosti je provozování webové aplikace (softwaru) na samostatné internetové doméně, jejímž cílem je poskytovat profesionálním fotografům a kameramanům (dále jen „uživatelé nebo subjekt osobních údajů“) možnosti správy zakázek, sledování zakázek, zprostředkovávat interní komunikaci s koncovými klienty, jakož i další služby blíže specifikované v aplikaci, sloužící ke správě jimi zpracovávaných zakázek.

Zpracovávané osobní údaje

Při realizaci předmětu činnosti, tj. webové aplikaci pro uživatele zpracovává zpracovatel zejména následující osobní údaje uživatelů, jakož i jejich koncových zákazníků: jména a příjmení osob, kontaktní telefonní čísla a maily, identifikační čísla, odkazy na webové stránky, fotografie koncových zákazníků, jakož i další osobní údaje ve smyslu čl. II bodu 1.

 

Nakládání se získanými osobními údaji

Zpracovatel využívá osobní údaje s předchozím souhlasem subjektů osobních údajů uživatelů, a to v rozsahu a za účelem stanoveném v čl. III. této interní směrnice, tj. pro správy zakázek uživatelů, fotek a videí koncových zákazníků, jak popsáno výše. Zpracovatel vede záznamy o zpracování osobních údajů uživatelů webové aplikace. Jednotliví uživatelé webové aplikace jsou povinni získat si souhlas svých koncových zákazníků s užitím jejich osobních údajů nezávisle na zpracovateli. Zpracovatel neodpovídá za nesprávný postup uživatelů webové aplikace při získávání souhlasů svých koncových zákazníků.
Jiným důvodem pro zpracování osobních údajů jak uživatelů, tak jejich koncových zákazníků, dle něhož nakládá s osobními údaji, je plnění zákonných povinností vyplývajících ze zvláštních právních předpisů.
Není – li souhlas se zpracováním osobních údajů uživatelů udělen při prvotním oslovení subjektu osobních údajů, je zpracovatel povinen osobní údaje neprodleně odstranit ze všech svých databází, a to s výjimkou čl. IV odst. 2 těchto zásad. 
Zpracovatel je povinen při započetí obchodních vztahů s uživatelem povinen poskytnout uživateli - subjektu osobních údajů zejména veškeré informace týkající se:

rozsahu zpracovávání osobních údajů
způsobu a účelu využití jeho osobních údajů,
 délky využití,
možnosti přístupu k osobním údajům,
práva na revizi obsahu poskytovaných osobních údajů,
práva být zapomenut,
práva vznést námitku proti obsahu zveřejňovaných osobních údajů

Poučení činí zpracovatel stručným transparentním, srozumitelným a snadno přístupným způsobem. Je přitom povinen uživatele informovat, kde je možné nalézt veškeré zásady a postupy při zpracování osobních údajů. Uvedené zásady jsou obsaženy na webových stránkách (www.photovideoclient.com), na něž jsou subjekty osobních údajů odkázáni.

Souhlas se zpracováním osobních údajů získává zpracovatel od subjektů osobních údajů poskytnutím souhlasu v rámci webového rozhraní aplikace.
Souhlas fyzické osoby se zpracováním osobních údajů je archivován zpracovatelem po celou dobu nakládání s osobními údaji, byl – li souhlas udělen. Po uplynutí doby nakládání s osobními údaji subjektu, nebo po odepření souhlasu se zpracováním osobních údajů je i předmětný záznam odstraněn z databáze.
Pokud subjekt osobních údajů požádá zpracovatele o jakékoli informace stran zpracování jeho osobních údajů, je zpracovatel povinen mu písemně odpovědět nejpozději ve lhůtě jednoho měsíce ode dne vznesení požadavku.
Pokud subjekt osobních údajů požádá o úpravu osobních údajů v databázích zpracovatele, je tento povinen provést úpravu bez většího prodlení.
Uplatní – li zpracovatel osobních údajů právo být zapomenut, jsou jeho osobní údaje neprodleně odstraněny ze všech systémů. Zpracovatel dále eviduje subjekt osobních údajů a jeho osobní údaje pouze v souvislosti s plněním účetních, daňových a jiných zákonných povinností, v rozsahu požadovaném zvláštními právními předpisy.
Osobní údaje jsou postupně aktualizovány tak, aby co nejblíže odpovídaly skutečnosti.
Zpracovatel ani jeho případní zaměstnanci nejsou oprávněni nikterak postupovat zpracovávané osobní údaje subjektů třetím osobám, aniž by obdrželi předchozí písemný souhlas subjektu osobních údajů s takovým postupem.
Zpracovatel nezpracovává jakékoli citlivé údaje. Tyto jsou v případě jejich získání omylem okamžitě odstraňovány ze všech databází. O odstranění je veden záznam v interní databázi.
Osobní údaje subjektů jsou zpracovávány po dobu nezbytně nutnou pro realizaci jednotlivé zakázky. Po uplynutí uvedené doby, pokud subjekt osobních údajů nevysloví opakovaně svůj souhlas s dalším zpracováním, nebo pokud nedojde k obnovení smluvních vztahů, je zpracovatel povinen provést jejich odstranění z databází. O odstranění osobních údajů z databází se učiní záznam. Archivace nezbytných údajů je prováděna pouze pro účely plnění zákonných povinností stanovených zvláštními právními předpisy. 

 

Organizační opatření k ochraně osobních údajů subjektů proti zneužití

Zpracovatel dbá při zpracování osobních údajů subjektů, ve smyslu těchto zásad, zvláštní opatrnosti při nakládání s veškerými dokumenty obsahujícími osobní údaje všech subjektů, s nimiž jakýmkoli způsobem nakládá. Uvedené dokumenty ve fyzické podobě jsou v rámci pracoviště zpracovatele uloženy vždy na uzamykatelných místech, aby nemohlo dojít k jejich zneužití třetí osobou.
Veškerá data obsahující osobní údaje subjektů v elektronické podobě je zpracovatel povinen ukládat pouze na k tomu určených prověřených úložištích v rámci interního serveru. Zpracovatel disponuje řádným softwarovým zabezpečení, aby nemohlo dojít ke zneužití osobních údajů.
Veškerá výpočetní technika využívaná k realizaci předmětu činnosti zpracovatele musí být opatřena dostatečným zabezpečením především prostřednictvím uživatelských účtů s hesly.

 

Závěrečná ustanovení

Tato zásady ochrany osobních údajů zpracovatelem nabývají platnosti a účinnosti ke dni 1. 11. 2018.

 

V Praze dne 1. 11. 2018

Vilém Papica